3. Составьте и заключите с сотрудником трудовой договор.
Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один отдаете сотруднику, второй храните в личном деле сотрудника.
Вместе с трудовым договором сотрудник дополнительно расписывается в Журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами:
- Положение о материальной ответственности;
- Положение о коммерческой тайне;
- Положение о хранении персональных данных;
- Правила и инструкцию по охране труда;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об оплате труда;
- Должностная инструкция.
4. После подписания трудового договора, зарегистрируйте в журнале учета все подписанные сотрудником документы. В журнале укажите номера и даты этих договоров.
В журнале учета входящей документации отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).
После получения всех своих копий документов – сотрудник расписывается в соответствующей графе – для того, чтобы в непредвиденной ситуации Вы могли доказать, что трудовой договор выдавался сотруднику.
5. На основании заключенного трудового договора подготовьте приказ по форме №Т-1 о приеме сотрудника на работу. Приказ должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.
Приказ должен содержать следующие пункты:
- Наименование работодателя;
- Дату поступления на работу;
- Условия приема на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);
- Должность и структурное подразделение;
- Оклад в соответствии с трудовым договором;
- Срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).
Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.
6. Ознакомьте сотрудника с должностной инструкцией
Перед тем как сотрудник приступит к работе, пропишите обязанности в должностной инструкции.
Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.
Оформляется должностная инструкция двумя способами:
- Приложением к трудовому договору;
- Отдельным документом.
После ознакомления с должностной инструкцией ставится подпись и дата ознакомления.
7. Заполните трудовую книжку сотрудника.
В течение пяти дней с момента заключения трудового договора внесите запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.
Зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.
8. Не позднее следующего рабочего дня после оформления приема на работу, необходимо сдать отчет СЗВ-ТД в ПФР, в котором нужно указать дату приема, должность, структурное подразделение, код ОКЗ, дату и номер приказа о приеме. За задержку сдачи отчета грозит штраф в размере от 300 до 500р
9. Заполните личную карточку сотрудника.
Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные данные.
Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:
- Приказа (распоряжения) о приеме на работу;
- Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- Трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- СНИЛС;
- ИНН;
- Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
Личная карточка заводится в момент поступления и ведётся на протяжении всего срока. В личной карточке отражаются все события, касающиеся сотрудника. В случае, если личные данные сотрудника изменились, то Вам нужно вносить и эти изменения.
10. После оформления первого сотрудника Вам необходимо зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя.
После того, как сотрудник официально трудоустроен, Вам нужно делать отчисления страховых взносов в налоговую службу и ФСС.