Перед многими работодателями рано или поздно встает вопрос: «А нужно ли оформлять отношения с работниками официально?». С одной стороны, официальное трудоустройство работника – шаг, направленный на соблюдение всех юридических и организационных формальностей ведения бизнеса, дающий Вам определенные полномочия по отношению к подчиненным. С другой стороны, официальное трудоустройство – дополнительные расходы, как для работодателя, так и для самого работника.
В чем же заключаются эти расходы? Допустим, Вы предложили работнику 10 000 рублей зарплаты при отсутствии официального трудоустройства. В этом случае все просто – Вы потратите ровно 10 000 рублей, а работник получит именно такую сумму. А что случится с этой суммой, если она станет «белой»? Прежде всего, Вам помимо 10 000 рублей придется заплатить дополнительные 30 % на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование работника (в данном случае, 3 000 рублей), кроме того, сам работник на руки получит лишь 8 700, так как 13% от его зарплаты Вы обязаны удержать в качестве налога на доходы физических лиц.
То есть Вы тратите 13 000 рублей, из которых Ваш подчиненный получает всего 2/3. Указанная финансовая разница является, по сути, главным и практически единственным недостатком официального трудоустройства работника. Во всем остальном, официальное трудоустройство – на руку работодателю, так как он имеет возможность упорядочить отношения со своим подчиненным, заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Мы советуем устраивать на работу всех сотрудников официально!

Инструкция по официальному трудоустройству

1. Перед приемом на работу сотрудник предоставляет следующие документы:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• Трудовая книжка – если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК);
• Выписка из электронной трудовой книжки;
• Военный билет (при наличии);
• Диплом об образовании;
• Медицинская книжка;
• Сертификаты об обучении сотрудника;
• Заявление о приеме на работу.

2. Перед тем, как трудоустраивать сотрудников на работу, проведите специальную оценку условий труда (СОУТ). Данная процедура является обязательной согласно Федеральному закону от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

3. Составьте и заключите с сотрудником трудовой договор.
Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один отдаете сотруднику, второй храните в личном деле сотрудника.
Вместе с трудовым договором сотрудник дополнительно расписывается в Журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами:

• Положение о материальной ответственности;
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение о хранении персональных данных;
• Правила и инструкцию по охране труда;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об оплате труда;
• Должностная инструкция.

4. После подписания трудового договора, зарегистрируйте в журнале учета все подписанные сотрудником документы. В журнале укажите номера и даты этих договоров.
В журнале учета входящей документации отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).
После получения всех своих копий документов – сотрудник расписывается в соответствующей графе – для того, чтобы в непредвиденной ситуации Вы могли доказать, что трудовой договор выдавался сотруднику.

5. На основании заключенного трудового договора подготовьте приказ по форме №Т-1 о приеме сотрудника на работу. Приказ должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.
Приказ должен содержать следующие пункты:

• Наименование работодателя;
• Дату поступления на работу;
• Условия приема на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);
• Должность и структурное подразделение;
• Оклад в соответствии с трудовым договором;
• Срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).

Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.

6. Ознакомьте сотрудника с должностной инструкцией
Перед тем как сотрудник приступит к работе, пропишите обязанности в должностной инструкции.
Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.
Оформляется должностная инструкция двумя способами:

• Приложением к трудовому договору;
• Отдельным документом.

После ознакомления с должностной инструкцией ставится подпись и дата ознакомления.

7. Заполните трудовую книжку сотрудника.
В течение пяти дней с момента заключения трудового договора внесите запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.
Зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

8. Не позднее следующего рабочего дня после оформления приема на работу, необходимо сдать отчет СЗВ-ТД в ПФР, в котором нужно указать дату приема, должность, структурное подразделение, код ОКЗ, дату и номер приказа о приеме. За задержку сдачи отчета грозит штраф в размере от 300 до 500р

9. Заполните личную карточку сотрудника.
Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные данные.
Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:

• Приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• Трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
• СНИЛС;
• ИНН;
• Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Личная карточка заводится в момент поступления и ведётся на протяжении всего срока. В личной карточке отражаются все события, касающиеся сотрудника. В случае, если личные данные сотрудника изменились, то Вам нужно вносить и эти изменения.

10. После оформления первого сотрудника Вам необходимо зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя.
После того, как сотрудник официально трудоустроен, Вам нужно делать отчисления страховых взносов в налоговую службу и ФСС.

Скрипт «Как увольнять»

Очень часто при увольнении нежелательного сотрудника сложно подобрать подходящие слова, чтобы расстаться без проблем.
Предлагаем один из вариантов скрипта фразы, которую вы можете озвучить при увольнении сотрудника.

- Слушай, у меня к тебе непростой разговор.
Дело в том, что я принял решение о том, что нам нужно завершить сотрудничество.
Я понял одну вещь, наша компания тебе не совсем подходит. Ты - птица более высокого полёта. Я считаю, что ты перерос нашу Компанию.
Ну вот, представь, что ты, например, деталь от Мерседеса, а наша компания Тойота.
Эта деталь не подходит не потому, что она плохая, или машина плохая.
Просто они разные...
Ты можешь смело давать мой телефон при необходимости будущим работодателям.
Я дам тебе очень хороший отзыв.